IHI Asia Pacific (Thailand) Co., Ltd.

ตอนเห็นคู่มือของที่ออฟฟิศสาขาต่างประเทศแล้วรู้สึกค่อนข้างประหลาดใจ

Mr. Nakayama: ต้นกำเนิดของบริษัท IHI เราเริ่มมาจากการเป็นอู่ต่อเรือที่สร้างขึ้นตั้งแต่ในช่วงปลายยุคเอโดะ ธุรกิจเรามีค่อนข้างหลากหลาย เช่น ด้านการบินและอวกาศ โรงงานพลังงาน และระบบโครงสร้างพื้นฐานอื่นๆ ตลอดจนธุรกิจเครื่องจักรและโลจิสติกส์ และส่วนของ IHI ASIA PACIFIC เราก็มีธุรกิจหลายประเภท เช่น คลังสินค้าอัตโนมัติ ระบบที่จอดรถอัตโนมัติ และโซลูชั่นสำหรับโรงงาน

ในฐานะบริษัทที่มีประวัติดำเนินธุรกิจมายาวนานถึง 170 ปี เราอาจเห็นว่าเรื่องกฎระเบียบภายในบริษัทและคู่มือการทำงานอาจมีการจัดทำอย่างดี แต่กลายเป็นว่าที่สาขาต่างประเทศของเราไม่ได้เป็นแบบนั้น

ตอนที่ผมได้รับมอบหมายให้ดำรงตำแหน่งนี้ก็ค่อนข้างประหลาดใจครับ เพราะในญี่ปุ่นพนักงานทุกคนรู้ดีว่าจะไปหาข้อมูลหรือสิ่งของต่างๆ ได้ที่ไหน แต่ในประเทศไทย ณ ตอนนั้นอาจยังบกพร่องจุดนี้อยู่ จึงค่อนข้างมีผลกระทบต่อการปฏิบัติงาน การส่งมอบงาน รวมไปถึงการฝึกอบรมพนักงานด้วย ดังนั้นการที่ต้องพัฒนาเรื่องคู่มือการทำงานจึงควรกลายเป็นประเด็นเร่งด่วนครับ

Mr. Katsumi Nakayama, Managing Director

ไม่แน่ใจว่าต้องหาข้อมูลคู่มือกฎระเบียบได้ที่ไหน

Mr. Nakayama: ก่อนที่เราจะรู้จัก Teachme Biz ไม่ใช่ว่าเราไม่มีคู่มือเรื่องกฎระเบียบของบริษัทเลยนะครับ เพราะจริงๆ ผู้รับผิดชอบแต่ละคนจะมีเอกสารเหล่านี้เตรียมไว้ตามความจำเป็นและเป็นส่วนหนึ่งของงานของตัวเองอยู่แล้ว
แต่ว่าเนื่องจากพนักงานแต่ละคน สร้างคู่มือด้วยการใช้  MS Word และจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ในคอมพิวเตอร์ของตัวเอง จึงเป็นเรื่องยากสำหรับคนอื่นๆ ที่จะค้นหาเอกสารเหล่านี้ และแม้ว่าพนักงานจะสามารถหาเอกสารได้ แต่ปัญหาคือก็ยังไม่รู้ว่าเอกสารเหล่านั้นเป็นเวอร์ชันที่อัปเดตล่าสุดหรือเปล่า

นอกจากนั้น เวลาที่เราใช้ MS Word ในการสร้างคู่มือ การใส่ข้อความ ใส่รูปภาพ หรือการใส่สีเพื่อเน้นย้ำต่างๆ ก็ต้องใช้ความพยายามและเวลาอย่างมาก แม้แต่กับผู้ที่ใช้คอมพิวเตอร์บ่อยๆ หรือแม้กระทั่งการแคปภาพหน้าจอก็ยังใช้เวลานาน สิ้นเปลืองทรัพยากรบุคคล หรือต้องใช้แอปอื่นๆ ในการสร้างคู่มือร่วมด้วย

ตอนที่เรากำลังหาทางจัดการกับปัญหานี้ เราก็ได้มารู้จักกับ Teachme Biz และตัดสินใจที่จะนำไปใช้ทันที เพราะคิดว่ามันเป็นระบบที่เรากำลังมองหาอย่างแน่นอนครับ

ดูว่าคู่มือไหนมีการสร้างไว้แล้วหรือยังไม่ได้สร้างด้วยฟังก์ชันเสิร์ช

Mr. Nakayama: หลังจากที่ได้นำ Teachme Biz มาใช้ ผมก็รู้สึกประทับใจตั้งแต่เลยแรกเลย ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของการดูคู่มือก็เข้าใจได้ง่ายเพราะเป็นในรูปแบบของการสื่อสารด้วยภาพ (Visualize) รวมไปถึงเรื่องการอัปโหลดรูปภาพหรือข้อมูลต่างๆ เพื่อสร้างคู่มือก็ทำได้ง่ายเช่นกัน มีความเป็น User-friendly  แม้แต่ผู้เริ่มต้นใช้งานที่ไม่คุ้นเคยกับคอมพิวเตอร์ก็สามารถฝึกหัดใช้งานได้อย่างรวดเร็ว ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการสร้างคู่มือได้

ฟังก์ชันการค้นหาก็มีประโยชน์มาก ง่ายต่อการเสิร์ชดูว่าคู่มือใดมีการสร้างไว้แล้ว หรือคู่มือใดยังไม่มีการสร้าง เพื่อให้เราสามารถจัดทำรายการคู่มือที่ขาดหายไปจากงานที่สำคัญที่สุดได้ นอกจากนี้ยังมีประสิทธิภาพในแง่ของการแชร์ข้อมูล เนื่องจากพนักงานทุกคนสามารถดูข้อมูลได้อย่างชัดเจน

เรามีพนักงานจำนวนเยอะมาก บางคนใช้ภาษาญี่ปุ่นเป็นหลัก บางคนใช้ภาษาไทยเป็นหลัก และบางคนใช้ภาษาอังกฤษ 

ดังนั้นเราจึงได้แปลเนื้อหาที่ออกมาเป็นภาษาต่างๆ ถึงแม้ว่าในแต่ละภาษาอาจมีการแปลความหมายออกมาต่างกันเล็กน้อย แต่ด้วยการใช้รูปภาพและสัญลักษณ์มาประกอบในคู่มือด้วยนั้น มันก็เป็นเรื่องยอดเยี่ยมมากๆ ที่ใครๆ ก็สามารถเข้าใจเนื้อหาได้อย่างถูกต้องเพียงแค่ดูเพียงครั้งเดียว

คู่มือการทำงานที่มีทั้งภาพถ่ายประกอบและเรียงลำดับขั้นตอนการดำเนินการอย่างชัดเจน

สิ่งสำคัญคือการกำจัดงานที่ต้องพึ่งพาความสามารถเฉพาะบุคคล

Mr. Nakayama: ปัจจุบัน Teachme Biz ถูกใช้ใน 2 สถานการณ์หลักๆ
อย่างแรกคือการจัดทำคู่มือของงานที่ไซต์งานต่างๆ คลังสินค้าอัตโนมัติ ระบบที่จอดรถอัตโนมัติ และโซลูชั่นโรงงาน ซึ่งเป็นธุรกิจหลักของสาขาในประเทศไทย แต่ละธุรกิจเหล่านี้มีความรู้ต่างๆ และเทคโนโลยีที่สั่งสมมาหลายปี ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทที่จะต้องแน่ใจได้ว่าทักษะเหล่านี้จะถูกส่งต่อไปยังพนักงานรุ่นต่อๆ ไปถ้าทักษะพวกนี้ยังติดอยู่กับพนักงานแค่เพียงบางคนอาจไม่ใช่เรื่องที่ดีนัก การใช้คู่มือเข้ามาช่วยส่งต่องานจึงกลายเป็นเรื่องที่จำเป็นอย่างยิ่ง เพราะแม้ว่าพนักงานเก่าจะลาออกจากบริษัทไป ก็ยังมั่นใจได้ว่าสามารถส่งต่องานได้

Teachme Biz เข้าใจง่าย จนใครๆ ก็สามารถอ่านทำความเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว และทำงานต่อได้
สิ่งสำคัญคือต้องกำจัดงานที่พึ่งพาความสามารถเฉพาะบุคคลจนเกินไป และเปลี่ยนให้การส่งต่อทักษะเหล่านั้นเป็นเรื่องง่ายขึ้น

และอีกอย่างคือการสร้างคู่มือที่เกี่ยวข้องกับ back-office ต่างๆ เช่น เอกสารปฐมนิเทศพนักงานใหม่ และกฎเกณฑ์ขั้นตอนต่างๆ นอกจากนี้เรายังใช้ Teachme Biz เพื่อสร้างคู่มือการใช้งานสำหรับซอฟต์แวร์ต่างๆ ที่ใช้ในบริษัทของเรา

เพียงแค่สแกน QR Code ก็สามารถเข้าถึงคู่มือการทำงานได้

ใช้คู่มือแบบวิดีโอเพื่อลดงานฝ่ายเซฟตี้เทรนนิ่ง

K.Duke: เมื่อบริษัทมีการรับพนักงานใหม่เข้ามา เราจำเป็นต้องมีการเทรนนิ่งเรื่องเกี่ยวกับความปลอดภัยตามกฎของบริษัท ตอนที่ยังไม่มี Teachme Biz เราเคยต้องใช้บุคคลกร 2 ท่าน ในการเทรนเป็นเวลา 3 ชั่วโมง ดังนั้นเมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามา ก็เปลืองทรัพยากรทั้งด้านเวลาและด้านบุคคล แต่เมื่อนำ Teachme Biz มาใช้งาน เราแค่อัดคลิปวิดีโอ และอัปโหลดไปไว้ในคู่มือ ก็ช่วยให้ประหยัดเวลาตรงนี้และสามารถนำเวลาส่วนนี้ไปจัดการงานอื่น ๆ ที่ได้รับมอบหมายแทนได้

ไม่ว่าพนักงานสัญญาติใด ก็เข้าใจขั้นตอนการขอเอกสารต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

K. Nita: ในส่วนของงานฝั่ง HR และ Admin เราดูแลเรื่องของขั้นตอนการเข้าประเทศของคนต่างชาติอย่าง เช่น การทำวีซ่า การขอ Work Permit รวมถึงเรื่องกิจกรรมต่างๆ ของภายในของบริษัททั้งหมด และเนื่องด้วยรายละเอียดปลีกย่อยของฝั่งราชการจะค่อนข้างที่จะเยอะ เข้าใจยาก และไม่ค่อยมีเป็นภาษาอังกฤษ และด้วยทางบริษัทของเราก็มีคนต่างชาติเดินทางเข้ามาอยู่เสมอ ก็จำเป็นจะต้องดำเนินการเรื่องการขอเอกสารเหล่านั้น
จึงมีการใช้ Teachme Biz เข้ามาช่วยจะอธิบายให้พนักงานเข้าใจง่ายขึ้น เช่น ขั้นตอนเตรียมเอกสาร การกรอกเอกสาร การติดต่อสถานทูต โดยมีการนำรูปตัวอย่างเอกสาร อัปโหลดขึ้นไป  Teachme Biz  แล้วก็เขียนอธิบายเพิ่มเติม เพิ่มลูกศรชี้ต่างๆ พนักงานก็เข้าใจได้ง่ายขึ้นจากการดูรูปภาพ และยังช่วยลดเวลาในการตอบคำถามได้มาก เราแค่ส่งคู่มือให้เขาทางอีเมล พนักงานก็สามารถเตรียมเอกสารได้ด้วยตัวเอง

(ซ้าย) K. Chalee Chalayon (Duke), Safety Officer
(ขวา) K. Tanyatorn Wasookoonsirirax (Nita), HR & Admin

คาดว่าจะมีการปรับปรุงการดำเนินงานและการปรับโครงสร้างองค์กรในอนาคต

Mr. Nakayama: บริษัท IHI Asia Pacific (Thailand) Co., Ltd. เป็นบริษัทภายใต้เครือบริษัทแม่ที่ญี่ปุ่น แต่ก็ถือว่าเป็นบริษัทสัญชาติไทยที่เต็มตัวเช่นกัน
ปัจจุบัน พนักงานชาวญี่ปุ่นจากบริษัทแม่ ก็มีการให้คำแนะนำในการปฏิบัติงานและส่งต่อทักษะที่ได้สืบต่อกันมายาวนานให้กับทางสาขาไทย และคาดว่าในที่สุดเราจะต้องเปลี่ยนไปใช้รูปแบบองค์กรที่มีผู้นำหรือผู้จัดการชาวไทย เพราะสิ่งสำคัญที่สุดก็คือการที่บริษัทของเรามีการเติบโตได้ในอนาคต

ซึ่งอุปสรรคหนึ่งในการบรรลุเป้าหมายนี้คือเรื่องของทรัพยากรมนุษย์ เราเลี่ยงไม่ได้ในเรื่องของที่ผู้คนจะเปลี่ยนงานซ้ำแล้วซ้ำเล่าเพื่อความก้าวหน้าในอาชีพการงาน แต่แม้ว่าบริษัทจะสูญเสียพนักงานที่มีศักยภาพหรือผู้ที่ได้รับการเทรนหรือทำงานมายาวนานออกจากองค์กรไป
สิ่งที่จำเป็นในการก้าวข้ามอุปสรรคที่กล่าวไปข้างต้นก็คือกฎระเบียบและคู่มือการทำงานนั่นเอง
เมื่อก่อนเราได้สร้างคู่มือโดยใช้ MS Word แต่ก็ไม่ได้มีประสิทธิภาพมากนัก Teachme Biz ก็ได้เข้ามาช่วยแก้ไขในเรื่องนี้ได้ และเราคาดหวังว่า Teachme Biz จะช่วยปรับปรุงการดำเนินธุรกิจและปรับโครงสร้างองค์กรของบริษัทของเรา

ข้อมูลบริษัท

ตัวอย่างผู้ใช้งานอื่นๆ