สถานการณ์การแพร่ระบาดของโควิด19 นโยบายต่าง ๆ ของภาครัฐและการเปลี่ยนแปลงของพฤติกรรมผู้บริโภค ทำให้องค์กรต่าง ๆ ต้องวางแผนกลยุทธ์การบริหารจัดการองค์กรกันใหม่เพื่อตามการเปลี่ยนแปลงของสนามธุรกิจให้ทัน แต่ทุกการเปลี่ยนแปลงย่อมส่งผลกระทบต่อองค์กรและต่อพนักงานทุกคน และนี่เองเป็นที่มาของการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) ที่จะทำอย่างไรให้การเปลี่ยนแปลงเกิดผลดีที่สุด
การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) คืออะไร
การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) คือ วิธีการบริหารจัดการรูปแบบหนึ่งซึ่งนำไปสู่การปฏิรูปกลยุทธ์การบริหารจัดการองค์กร รวมถึงการวางแผน และระบบงานต่าง ๆ ขององค์กรที่เชื่อมโยงกับการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ซึ่งทุกการเปลี่ยนแปลงย่อมมีผลกระทบตามมา ดังนั้นการบริหารการเปลี่ยนแปลง (change Management) จึงนำมาใช้เพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงให้เป็นไปในทางที่ดีและลดผลกระทบให้เหลือน้อยที่สุด
การให้พนักงานทำงานจากที่บ้านก็เป็นการเปลี่ยนแปลงสำคัญรูปแบบหนึ่ง
เข้าใจการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) มากขึ้นด้วยการแบ่งเป็นประเภทต่าง ๆ
1. การบริหารการเปลี่ยนแปลงรายบุคคล (Individual Change Management)
การบริหารการเปลี่ยนแปลงรายบุคคล (Individual Change Management) คือ การบริหารการเปลี่ยนแปลงที่มุ่งเน้นเปลี่ยนแปลงพนักงานเป็นสำคัญ โดยต้องใช้ความเข้าใจว่า การที่พนักงานคนหนึ่ง ๆ จะสามารถเปลี่ยนแปลงได้สำเร็จนั้นเขาต้องการอะไร และยังต้องรู้ด้วยว่าจะช่วยพนักงานคนนั้นก้าวผ่านจุดเดิมไปได้อย่างไร
2. การบริหารการเปลี่ยนแปลงรายโครงการ (Project-Based Change Management)
การบริหารการเปลี่ยนแปลงรายโครงการจะเน้นกลุ่มก้อนของพนักงานที่ทำงานร่วมกันในโครงการต่าง ๆ ซึ่งจำเป็นต้องระบุโครงการที่ต้องการเปลี่ยนแปลง และสิ่งที่ต้องการเปลี่ยนแปลงให้ชัดเจน
3. การบริหารการเปลี่ยนแปลงเชิงองค์กร (Organizational Change Management)
การบริหารการเปลี่ยนแปลงเชิงองค์กรนั้นต้องชัดเจนในองค์รวมทั้งหมด คือ การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงของตลาด ความต้องการของลูกค้า และเงื่อนไขต่าง ๆ ของสังคม ผนวกรวมกับกลยุทธ์การบริหารจัดการอื่น ๆ จากนั้นระบุแผนการปฏิบัติงานของการเปลี่ยนแปลง เพื่อสื่อสารให้ทุกคนในองค์กรเดินไปในทิศทางเดียวกัน
8 ขั้นตอนสู่ความสำเร็จของการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
อ้างอิงจากขั้นตอนที่ได้รับการยอมรับกันอย่างสากล และคิดค้นโดยดอกเตอร์ John Kotter ผู้เชี่ยวชาญจาก Harvard Business School โดยมีดังนี้
1. สร้างความตระหนักถึงวิกฤตที่กำลังเผชิญ
ขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดคือการตระหนักถึงวิกฤตที่องค์กรกำลังพบเจอหรือจะพบเจอในอนาคต เพราะสิ่งนี้ทำให้พนักงาน “ทุกคน” ในองค์กรเข้าใจว่า “ทำไม” องค์กรต้องสร้างการเปลี่ยนแปลง โดยการวิเคราะห์ความต้องการของตลาด การเปลี่ยนแปลงของสภาพสังคม การปรับเปลี่ยนกลยุทธ์ของคู่แข่ง เพื่อที่จะนำมาอธิบายว่า “ทำไม” พวกเราต้องเปลี่ยนแปลง
2. สร้างทีมเฉพาะกิจสำหรับบริหารการเปลี่ยนแปลง
แม้ท้ายที่สุดการบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) เป็นเรื่องของทุกคนในองค์กร การตั้งทีมเฉพาะกิจสำหรับบริหารการเปลี่ยนแปลงจึงช่วยให้การเดินหน้าสู่การเปลี่ยนแปลงนั้นมั่นคงขึ้น โดยหลักสำคัญที่สุดในการจัดตั้งทีมเฉพาะกิจมีอยู่ 2 ข้อหลักคือ
- เลือกสมาชิกที่มีความสามารถพอที่จะนำพาการเปลี่ยนแปลงนี้ไปได้สำเร็จ ซึ่งสามารถดูจากผลงานของโครงการต่าง ๆ ในอดีตก็ได้
- เลือกสมาชิกที่มีอิทธิพลหรือสามารถจูงใจพนักงานคนอื่น ๆ โดยรวมได้ สิ่งนี้เปรียบเสมือนการเดินเรือที่หางเสือต้องใหญ่พอจึงจะนำพาเรือไปในทางที่ถูกต้องได้
ทีมที่ดีทำให้บริหารการเปลี่ยนแปลงได้มีประสิทธิภาพ
3. ชัดเจนในวิสัยทัศน์
วิสัยทัศน์ที่ดีจะต้องบอกให้พนักงานทุกคนรับรู้ได้ว่าองค์กรกำลังจะมุ่งหน้าไปทิศทางใดและมีเป้าหมายคือที่ไหน เมื่อคิดถึงวิสัยทัศน์แล้วมีจุดสำคัญที่ควรคำนึงดังนี้
- สร้างภาพให้ชัดเจน
- ระบุความคาดหวังของทั้งองค์กรและพนักงาน
- เป็นไปได้จริง
- เข้าใจง่าย
- มีความยืดหยุ่น
หากถ้าวิสัยทัศน์สามารถสื่อทั้งหมดที่กล่าวมานี้ได้ ก็จะทำให้ทุกคนเห็นเป้าหมายในทิศทางเดียวกัน
4. เผยแพร่วิสัยทัศน์
เมื่อได้ครบทั้งสามข้อแล้ว ขั้นต่อไปคือเผยแพร่วิสัยทัศน์ให้ถึงพนักงานทุกคน กลเม็ดเล็ก ๆ น้อย ๆ ในขณะที่สื่อสารไปยังพนักงานคือ ข้อมูลที่ครบถ้วนผนวกรวมกับความรู้สึกจริงใจที่เห็นว่าพนักงานเป็นส่วนหนึ่งที่สำคัญของการเปลี่ยนแปลงนี้
5.สร้างเสริมความสมัครใจ
การเปลี่ยนแปลงขององค์กรมีหลายส่วนที่ไม่ใช่หน้าที่ปฏิบัติของพนักงานโดยตรง พนักงานยังคงมีหน้าที่รับผิดชอบเช่นเดิม ดังนั้นเพื่อให้วิสัยทัศน์ทั้งหมดเป็นจริงได้ ต้องแฝงไปด้วยความอยากทำโดยสมัครใจของทุกคนที่ต้องการเห็นการเปลี่ยนแปลง ซึ่ง 3 ข้อต่อไปนี้เป็นขั้นตอนย่อยของผู้นำเพื่อสร้างเสริมความสมัครใจของพนักงานต่อวิสัยทัศน์ขององค์กร
- สร้างรายการปฏิบัติที่นำพาสู่เป้าหมายของวิสัยทัศน์
- สร้างเครื่องมือหรือกลไกที่จะประเมินผลการปฏิบัติไปสู่เป้าหมาย
- สร้างแบบอย่างผ่านการปฏิบัติของผู้นำ
6. สร้างความสำเร็จระยะสั้น
เป้าหมายที่มีในวิสัยทัศน์อาจจะใช้เวลานานกว่าจะไปถึง การสร้างความสำเร็จเล็ก ๆ น้อย ๆ ในระยะสั้นจึงช่วยสร้างขวัญและกำลังใจให้แก่พนักงานทุกคนท่ามกลางถนนสู่การเปลี่นแปลง เช่น นำเครื่องมือทางธุรกิจที่ใช้ได้ผลส่งต่อไปยังทุก ๆ แผนกขององค์กร หรือ รวมข้อมูลสำคัญของแต่ละแผนกเข้าสู่ศูนย์กลางเพื่อนำมาใช้ร่วมกัน หากทำสิ่งเล็ก ๆ เหล่านี้สำเร็จก็ย่อมสร้างการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ ให้เห็นได้แล้ว
ความสำเร็จระยะสั้นสร้างขวัญและกำลังใจ
7. ใช้ประโยชน์จากความสำเร็จที่ผ่านมา
ความสำเร็จระยะสั้นที่เกิดขึ้นทำให้ทุกคนรู้สึกเข้าใกล้เป้าหมาย เราสามารถหยิบยกความสำเร็จเหล่านี้มาสื่อสารกับพนักงานในองค์กรได้ เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในความสำเร็จที่พนักงานทุกคนกำลังร่วมกันสร้าง ขั้นตอนนี้จะช่วยผลักดันองค์กรได้ดียิ่งขึ้น เช่น สื่อสารว่าจากกิจกรรมที่ทำสำเร็จในครั้งก่อน ทำให้แผนก A, B และ C สร้างผลลัพธ์ได้เพิ่มขึ้น ด้วยเครื่องมือที่เกิดขึ้นของแผนก D เป็นต้น
8. ค่อย ๆ เปลี่ยนแปลงวิธีการใหม่ ๆ สู่องค์กรทีละเล็กทีละน้อย
นำประสบการณ์และการเรียนรู้ที่ได้จากความสำเร็จระยะสั้นมาผนวกรวมเข้ากลับการทำงานขององค์กร ตัวอย่างเช่น “การรวมข้อมูลสำคัญของแต่ละแผนกเข้าสู่ศูนย์กลางเพื่อนำมาใช้ร่วมกัน” ในความสำเร็จระยะสั้น นำสิ่งนี้มาสื่อสารและผนวกรวมเป็นวิธีการทำงานใหม่ ๆ อย่างช้า ๆ โดยต่อไปจะมีการนำข้อมูลจากแผนกต่าง ๆ มาแชร์และใช้ร่วมกันสม่ำเสมอ เพื่อแทนที่วิธีการแบบเก่า ๆ ที่แต่ละแผนกมีข้อมูลเป็นของตัวเองเท่านั้น เป็นต้น
เครื่องทุ่นแรงสำหรับบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management)
การเปลี่ยนแปลงที่องค์กรอยากให้เกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนแปลงประเภทใด หรือใช้การบริหารการเปลี่ยนแปลง (Change Management) แบบใด สิ่งจำเป็นที่สำคัญที่สุดคือ การสื่อสาร “การเปลี่ยนแปลง” ให้พนักงานทุกคนได้รับรู้ได้อย่างทั่วถึง เพราะหากพนักงานไม่เข้าใจร่วมกันแล้ว การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้คงทำได้ยาก
อย่างไรก็ตามยังมีเครื่องมือหนึ่งที่สามารถนำมาใช้สื่อสารในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพทั่วถึงพนักงานทุกคนได้ทุกที่ทุกเวลาทุกลำดับขั้นซึ่งมีชื่อว่า “Teachme Biz” แพลตฟอร์มที่องค์กรชั้นนำหลายพันองค์กรทั่วโลกนำมาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารองค์กร ด้วยรูปแบบที่สร้างง่าย เปลี่ยนแปลงง่าย และสื่อสารง่าย ถึงบรรทัดนี้คงถึงเวลาของคุณแล้ว หากการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคุณ Teachme Biz นับเป็นเครื่องทุ่นแรงหนึ่งที่สามารถพาคุณและองค์กรก้าวผ่านวิกฤตปัจจุบันได้อย่างสมบูรณ์
Teachme Biz - Visual SOP Management Platform คือระบบจัดการคู่มือออนไลน์ที่จะเปลี่ยนการจัดการของทั้งคู่มือการทำงาน, Work Instruction, Workflow, หรือ SOP ที่แสนยุ่งยากให้ง่ายด้วยสมาร์ทโฟนเครื่องเดียว เข้าใจง่ายด้วยภาพและวิดีโอแบบ step-by-step เก็บคู่มือการทำงานของทั้งองค์กรไว้บนออนไลน์ ง่ายแต่ปลอดภัยในการเข้าถึง เป็นพื้นฐานสำคัญในการสร้างมาตรฐาน และเสริมสร้างประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรคุณ
ท่านใดต้องการสร้างคู่มือที่ใช้งานได้จริง หรือต้องการสร้างมาตรฐาน รวมถึงเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้ดีขึ้น ติดต่อปรึกษาเราได้ที่ LINE OA: @studist.th !
